Przygotowanie do rozprawy w sprawie gospodarczej o zapłatę faktury

 

Co ze sobą zabrać?

•Dokument tożsamości – dowód osobisty, paszport albo mDowód w aplikacji mObywatel.

•Wezwanie lub zawiadomienie o rozprawie.

•Notatki z najważniejszymi datami, kwotami i zdarzeniami – jako pomoc przed rozprawą, a nie gotowy tekst zeznań.

•Dokumenty, których dostarczenie uzgodniłeś z pełnomocnikiem albo których zażądał sąd.

 

Gdzie usiąść i jak postępować na sali rozpraw?

•Przyjdź około 15 minut wcześniej. Sprawdź wokandę (czasami następuje zmiana sali rozpraw) i poczekaj na wywołanie sprawy.

•Powód lub wnioskodawca zajmuje co do zasady miejsce po prawej stronie sali, patrząc od strony sędziego; pozwany lub uczestnik – po lewej.

•Jeżeli sąd poprosi Cię o przesłuchanie, podejdź do mównicy albo postępuj zgodnie z poleceniem sędziego.

•Do sądu zwracaj się „Wysoki Sądzie” (a nie „Wysoki Sędzio”, nawet jeśli jest to mężczyzna i jest rzeczywiście wysoki – serio, przypadek z życia wzięty ).

• Nie przerywaj drugiej stronie. Jeżeli chcesz coś sprostować, zanotuj to i poczekaj, aż sąd udzieli Ci głosu.

 

Faktura to nie cała historia

W sporze między przedsiębiorcami sąd może potrzebować ustalić nie tylko, czy wystawiono fakturę, ale przede wszystkim skąd wynikała należność: co strony uzgodniły, czy świadczenie wykonano, czy zostało odebrane i czy kontrahent zgłaszał zastrzeżenia.

1. Jak zawarto umowę?

•Kto prowadził rozmowy z kontrahentem?

•Czy była podpisana umowa, zamówienie, zlecenie albo zaakceptowana oferta?

•Jeżeli ustalenia były telefoniczne – kto w nich uczestniczył?

•Co dokładnie miało zostać wykonane lub dostarczone?

•Jak ustalono cenę i termin płatności?

2. Czy świadczenie zostało wykonane?

•Kiedy wykonano usługę albo dostarczono towar?

•Kto dokonał odbioru?

•Czy istnieje protokół, WZ, potwierdzenie dostawy, korespondencja albo inny dowód?

•Czy wykonanie było częściowe, etapowe lub wymagało akceptacji kontrahenta?

3. Co wydarzyło się po wystawieniu faktury?

•Kiedy i w jaki sposób faktura została doręczona?

•Czy kontrahent od razu ją zakwestionował?

•Czy prosił jedynie o przesunięcie terminu płatności?

•Czy częściowo zapłacił?

•Czy w korespondencji potwierdzał istnienie długu?

4. Reklamacje, wady, kary i potrącenia

•Czy kontrahent zgłaszał wady? Kiedy i jakie?

•Czy żądał poprawienia usługi albo wymiany towaru?

•Czy naliczył karę umowną?

•Czy złożył oświadczenie o potrąceniu albo tylko zapowiedział, że „potrąci koszty”?

•Czy posiadasz korespondencję dotyczącą tych zarzutów?

UWAGA: Nie zakładaj, że samo zaksięgowanie faktury przez kontrahenta automatycznie przesądza o zasadności całego roszczenia. Na rozprawie bądź przygotowany do wyjaśnienia podstawy należności i przebiegu wykonania umowy.

5. Kto w firmie naprawdę zna sprawę?

Jeżeli jesteś członkiem zarządu lub właścicielem firmy, ale konkretne zlecenie prowadził handlowiec, kierownik projektu albo pracownik magazynu, powiedz o tym pełnomocnikowi. Osoba reprezentująca przedsiębiorcę nie zawsze ma osobistą wiedzę o każdym szczególe wykonania umowy.

 

Czego nie robić?

•Nie odpowiadaj na podstawie tego, co „na pewno musiało się wydarzyć”, jeśli nie uczestniczyłeś w zdarzeniu.

•Nie utożsamiaj wystawienia faktury z wykonaniem świadczenia – przygotuj dowody wykonania.

•Nie pomijaj reklamacji drugiej strony, nawet jeżeli uważasz je za całkowicie bezzasadne.

 

Najważniejsze przed rozprawą – 5 pytań

•Co dokładnie uzgodniliśmy?

•Jak udowodnię wykonanie umowy?

•Kiedy powstał obowiązek zapłaty?

•Jakie zastrzeżenia zgłosił kontrahent i kiedy?

•Kto ma osobistą wiedzę o przebiegu współpracy?

 

Jeżeli rozprawa w twojej sprawie ma się odbyć w trybie zdalnym (online), warto przygotować się do niej nie tylko merytorycznie, ale również technicznie.

Przed rozprawą:

•sprawdź wcześniej urządzenie, z którego będziesz się łączyć, w szczególności kamerę, mikrofon, głośniki oraz stabilność połączenia z Internetem;

•zapoznaj się z przesłanym przez sąd linkiem i instrukcją połączenia; nie zostawiaj pierwszego uruchomienia systemu na ostatnią chwilę;

•przygotuj dokument tożsamości – sąd może poprosić o jego okazanie do kamery;

•wybierz spokojne, ciche i dobrze oświetlone miejsce, w którym nikt nie będzie Ci przeszkadzał;

•zadbaj o odpowiednie ustawienie kamery – podczas rozprawy Twoja twarz powinna być dobrze widoczna;

•miej przy sobie dokumenty i notatki potrzebne podczas rozprawy, ale pamiętaj, że jeżeli składasz zeznania jako strona lub świadek, powinny być one składane samodzielnie, bez korzystania z niedozwolonej pomocy innych osób;

•połącz się odpowiednio wcześniej, aby ewentualne problemy techniczne nie spowodowały spóźnienia na rozprawę.

 

W trakcie rozprawy 

•zachowuj się tak samo jak na sali sądowej. Nie prowadź równolegle innych rozmów, nie korzystaj z telefonu bez potrzeby i nie wyłączaj samodzielnie połączenia. Mikrofon warto pozostawić wyciszony, gdy wypowiada się inna osoba, chyba że sąd wskaże inaczej.

•Jeżeli pojawią się problemy techniczne – np. zerwanie połączenia, brak obrazu lub dźwięku – spróbuj ponownie dołączyć do rozprawy. Jeżeli nie jest to możliwe, nie ignoruj problemu. Skontaktuj się niezwłocznie z sądem lub swoim pełnomocnikiem i poinformuj o przyczynie braku możliwości uczestniczenia w rozprawie

•Jeżeli reprezentuje Cię radca prawny lub adwokat, przed rozprawą ustal z nim również, w jaki sposób będziecie mogli się ze sobą skontaktować w razie problemów technicznych lub potrzeby krótkiej konsultacji podczas rozprawy. Pamiętaj, że możecie również uczestniczyć w rozprawie za pomocą jednego komputera, którego kamera obejmie zarówno Ciebie jak i pełnomocnika. 

r.pr. Marcin Pych

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ważne: Niniejszy poradnik ma charakter ogólny i informacyjny. Nie stanowi porady prawnej ani rekomendacji dotyczącej sposobu postępowania w konkretnej sprawie. Został przygotowany bez znajomości indywidualnego stanu faktycznego, dlatego pytania, problemy i okoliczności istotne w konkretnej sprawie mogą różnić się od opisanych w poradniku.