Protokół odbioru zastępczego

DOCHODZENIE ROSZCZEŃ Z UMOWY O DZIEŁO, LUB UMOWY O ROBOTY BUDOWLANE, W SYTUACJI ODMOWY DOKONANIA ODBIORU PRZEZ ZAMAWIAJĄCEGO LUB INWESTORA

W ostatnim czasie coraz częściej zdażają mi się sprawy, których przedmiotem jest windykacja wynagrodzenia z tytułu umowy o roboty budowlane lub umowy o dzieło, w sytuacji braku, przewidzianego umową między stronami - pisemnego protokołu odbioru końcowego dzieła / robót budowlanych. Nie jest to oczywiście sytuacja komfortowa dla prawnika, jednak nie jest też tak, że brak takiego protokołu prowadzi definitywnie do zamknięcia drogi do dochodzenia roszczenia. W takich okolicznościach ważna jest, bowiem zarówno treść umowy, która przewidywała sporządzenie protokołu, jak i przyczyna jego braku. 

Najczęstszą przyczyną odmowy odbioru dzieła / robót budowlanych będą naogół braki w przedmiocie umowy, uniemożliwiające (zdaniem zamawiającego, bądź inwestora) dokonanie odbioru. Ocena argumentacji zlecającego wymaga wówczas znajomości konkretnego stanu faktycznego i zapisów umowy. Warto jednak przytoczyć mające walor uogólnienia, stanowisko orzecznictwa, zgodnie, z którym jeżeli wady dzieła w chwili jego oddawania zamawiającemu przez wykonawcę są na tyle istotne, że dyskwalifikują to dzieło ze względu na jego przeznaczenie, określone poprzez umowę (nawet tylko przez użycie nazwy tego dzieła), to należy uznać, że nie nastąpiło w ogóle wykonanie umowy przez wykonawcę, a w takim przypadku nie można mówić o obowiązku odebrania dzieła. Tym samym nie powstaje wówczas także obowiązek zamawiającego do zapłaty wynagrodzenia, jak również nie rozpoczyna biegu, termin przedawnienia roszczeń z tytułu tej umowy (zob. wyrok SN z dnia 15 marca 2012 r., I CSK 287/11, LEX nr 1169343). 

Czasami bywa też jednak tak, że umowa została wykonana prawidłowo, a zamawiający/inwestor odmawia przystąpienia do odbioru tylko z tego powodu, by uniemożliwić wykonawcy (jak mu się wydaje), dochodzenie roszczeń z tytułu należnego mu wynagrodzenia. Bo przecież: „póki nie odebrałem, to umowa nie pozwala na wystawienie faktury”.   Co można wówczas zrobić?

 Swego czasu zgłosił się do mnie klient będący w takiej właśnie sytuacji. Dawno już zakończył swoją pracę, a jego zamawiający przez parę miesięcy nie wnosił żadnych uwag do sposobu jej wykonania. Pytania o odebranie dzieła zbywał jednak ciągle wymówką, że jest w „rozjazdach” i nie ma na to czasu, zaś, gdy przyszedł termin zapłaty przestał się w ogóle odzywać. Klient przyszedł do mnie z problemem, skonfudowany, bo bez protokołu odbioru, do którego nie chciał przystąpić zamawiający, zgodnie z umową, nie miał on podstaw do wystawienia faktury VAT, zaś wystawiona przez niego faktura pro forma okazała się niewystarczająca dla windykatorów. Zaczęliśmy od wezwania zamawiającego do dokonania odbioru prac. Jako, że doręczenie wezwania było prawidłowe, ale nie spotkało się z odpowiedzią, w obecności świadków dokonaliśmy tzw. odbioru zastępczego, po czym klient wystawił fakturę vat, która stanowiła podstawę do skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego. Po wymianie paru pism procesowych i kilku rozprawach, mój Mocodawca odzyskał całe należne mu wynagrodzenie, mimo, że przeciwnik procesowy do końca nie zaakceptował odbioru, „przy którym go przecież nie było”. 

W przypadku niedopilnowania przez wykonawcę, by zamawiający podpisał odpowiednią umowę, spotykałem się niekiedy z jeszcze dziwniejszym podejściem, bazującym na stanowisku typu: „skoro niczego nie odebrałem, to znaczy, że niczego nie zamawiałem”. Oczywiście można powiedzieć, że w takim przypadku wykonawca powinien po prostu odebrać zamawiającemu dzieło, za które ten nie chce zapacić. Niezależnie jednak od tego, że takie rozwiązanie z regóły nie zrekompensuje poniesionych kosztów, to bardzo często nie będzie też po prostu możliwe (przykładowo zabranie z powrotem postawionego już domu, czy pomalowanych w tym domu ścian).  

Najlepszym wyjściem okazuje się wówczas odpowiednie przygotowanie sprawy do tego, by można było wyegzekwować roszczenie na drodze postępowania sądowego. Na pocieszenie potraktowanych w powyższy sposób wykonawców dodam jednak, że jak już dochodziło do procesu, to argumentacja prawna stosowana przez moich przeciwników z regóły nie była zbyt wyszukana i bazowała najczęściej na powoływaniu się na rzekomy brak jakiejkolwiek podstawy prawnej do sporzadzenia protokołu odbioru bez udziału  Zamawiającego. Tymczasem najczęściej taką podstawą prawną będą już same zapisy umowy mówiące o sposobie odebrania dzieła / robót budowlanych (o ile została zawarta umowa pisemna).

Nawet jednak, jeśli w danym przypadku nie sporządzono pisemnej umowy (w przypadku umowy o roboty budowlane forma pisemna została zastrzeżona jedynie dla celów dowodowych - art. 648 KC), lub nie zawiera ona tego rodzaju klauzul, zastosowanie znajdą odpowiednie przepisy ustawowe. W przypadku umowy o dzieło będzie to art.643 Kodeksu Cywilnego zgodnie, z którym: „Zamawiający obowiązany jest odebrać dzieło, które przyjmujący zamówienie wydaje mu zgodnie ze swym zobowiązaniem”. W przypadku zaś umowy o roboty budowlane zastosowanie może znaleźć z kolei art. 654 KC, wskazujący, iż: „W braku odmiennego postanowienia umowy inwestor obowiązany jest na żądanie wykonawcy przyjmować wykonane roboty częściowo, w miarę ich ukończenia, za zapłatą odpowiedniej części wynagrodzenia”. 

Warto przy tym pamiętać, że tzw. odbiór zastępczy bądź faktyczny, nie musi wcale oznaczać konieczności sporządzenia protokołu. W świetle orzecznictwa, bowiem, brak sporządzenia protokołu odbioru robót nie stanowi przeszkody do uznania, że odbiór dzieła nastąpił, jeżeli faktycznie miał on miejsce, a zatem w sytuacji, w której czynności faktyczne świadczą o tym, że do tego doszło (tak np. Sąd Apelacyjny w Poznaniu w wyroku z dnia 29 maja 2013 r., I ACa 368/13, LEX nr 1322583). Przy czym - o odbiorze, w przypadku braku protokołu odbioru, mogą też świadczyć określone czynności faktyczne, jak na przykład zapłata części wynagrodzenia, dysponowanie dziełem, zlecenie poprawek dzieła innemu podmiotowi itp. (zob. wyrok SA w Gdańsku z dnia 24 stycznia 2013 r., V ACa 1019/12, LEX nr 1280054).

 Niemniej jednak, sporządzenie protokołu odbioru zastępczego niekiedy może być pomocne i ułatwić nam dochodzenie roszczeń. Po pierwsze – pozwoli uwolnić się od ewentualnych zarzutów, związanych z rzekomym nie przedstawieniem przedmiotu umowy do odbioru w odpowiednim terminie i związanego w tym zarzutem ryzyka nałożenia kar umownych za opóźnienie (data wykonania przedmiotu umowy zawarta w protokole podpisanym w obecności świadków, po skutecznym zawiadomieniu zamawiającego / inwestora będzie trudniejsza do podważenia). Po drugie – wytrąci przeciwnikowi z ręki zarzuty o braku wymagalności roszczenia i podstaw do wystawienia faktury, w sytuacji, gdy umowa uzależnia jej wystawienie od sporządzenia takiego protokołu. Po trzecie – da wykonawcy dowód z dokumentu, na okoliczność stanu przedmiotu umowy w momencie odbioru, (co jest szczególnie istotne w sytuacji, gdy zarówno ryzyko uszkodzenia przedmiotu umowy, jak i odpowiedzialność za dostarczony materiał, wraz z odbiorem przejdą na zamawiającego / inwestora). Po czwarte - da wykonawcy dowód z dokumentu, na okoliczność stanu, w jakim pozostawił plac budowy / miejsce wykonania dzieła, (co będzie miało szczególnie istotne znaczenie w przypadku umowy o roboty budowlane, w kontekście np. art.652 KC, zgodnie, z którym:  „Jeżeli wykonawca przejął protokolarnie od inwestora teren budowy, ponosi on aż do chwili oddania obiektu odpowiedzialność na zasadach ogólnych za szkody wynikłe na tym terenie”). Po piąte – da wykonawcy w miarę pewną datę wymagalności roszczenia, od której będzie mógł liczyć rozpoczęcie biegu terminu przedawnienia, czy też terminu naliczania odsetek. Przy czym brzmienie konkretnych umów może dostarczać jeszcze innych powodów do sporządzenia dokumentu z czynności odbioru. 

Poniżej przedstawiam przykładowy wzór protokołu, który przewiduje możliwość dokonania odbioru dzieła również w sytuacji braku obecności strony zamawiającej. Zachęcam wykonawców do walki o swoje prawa (szczególnie w sytuacji ich łamania, poprzez odmawianie odbioru dzieła / robót budowlanych pomimo braku istotnych uwag, do jakości i sposobu wykonania). Tytułem, krótkiego objaśnienia załączonego, przykładowego wzoru zwracam uwagę, iż w sytuacjach spornych z reguły w Sądzie obowiązywać będzie zasada – im więcej świadków tego, że chciałem wywiązać się prawidłowo ze zobowiązania tym lepiej. Wobec braku uczestnictwa w odbiorze przez Zamawiającego, trzeba też zadbać o dowód skutecznego zawiadomienia go o terminie przekazania prac (zwrotne poświadczenie odbioru zawiadomienia) i pamiętać o tym, by świadkowie odbioru podali dane, które pozwolą na ewentualne ich wezwanie przez Sąd, do poświadczenia okoliczności odbioru.

                          r.pr. Marcin Pych

   Egzemplarz nr.    ……

                                  PROTOKÓŁ ODBIORU

Do umowy ……………………………………....………...…...…...… z dnia ……..…………….,

pomiędzy: Zamawiającym: …………………...………...………………….…….......………..,a

Wykonawcą: ………………………………………...………...….…………...…….……………….

Zgłoszenia gotowości do odbioru dokonano Zawiadomieniem z dnia:  ……………………… , które skutecznie doręczono

Zamawiającemu w dniu:      ………………………………………………………… ,  co potwierdza zwrotne poświadczenie odbioru

Zawiadomienia, z dnia:       ………………………………………………………… .

Miejsce dokonania odbioru:                  ……………………………………………………………………………………………….

Data zakończenia prac:                        ……………………………………………………………………………………………….

Ze strony Zamawiającego upoważniony do odbioru prac jest:

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

(imię, nazwisko, adres zamieszkania i nr PESEL osoby upoważnionej do odbioru)

Ze strony Wykonawcy upoważniony do przekazania prac jest:

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

 (imię, nazwisko, adres zamieszkania i nr PESEL osoby upoważnionej do przekazania)

Świadkiem zgłoszenia prac do odbioru jest:

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

(imię, nazwisko, adres zamieszkania i nr PESEL świadka)

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

(imię, nazwisko, adres zamieszkania i nr PESEL świadka)

Przedmiotem odbioru w ramach w/w Umowy  jest:

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej strony umowy

(dla Zamawiającego – egzemplarz nr.1, dla Wykonawcy – egzemplarz nr.2).   

Data i podpisy osób uczestniczących w odbiorze:

1. ____________________________________________________________________________

(osoba upoważniona ze strony Zamawiającego, jeśli brak wskazać: Nieobecny)

2. ____________________________________________________________________________

(osoba upoważniona ze strony Wykonawcy)

3. ____________________________________________________________________________

 (świadek odbioru)

4. ____________________________________________________________________________

(świadek odbioru)

• « Prev
• Next »